Schnell arbeiten mit und ohne KI durch Mut zur Lücke.
Beim Barcamp Horb habe ich eine Session unter dem Titel „Mut zur Lücke – schnell arbeiten auch ohne KI“ angeboten. Im zugehörigen Beitrag ging es um die Grundidee. Hier mag ich es konkreter beschreiben.
Wie organisiere ich meinen Alltag so, dass möglichst wenig Zeit für unnötige Arbeit draufgeht?
Mails und Zeitaufwand
Zeitweise bekam ich bis zu 1000 Mails täglich. Ich war zusätzlich zum Job politisch und ehrenamtlich aktiv. Heutzutage sind es nur noch so um die hundert Mails inklusive Spam, die ich kurz anschauen muss.
Gute Filter helfen. Spam wird aussortiert, dieselben Nachrichten an mehrere Adressen lassen sich zusammenfassen und Mails nach Betreff oder Absender vorsortieren.
Um mir einen schnellen Überblick zu verschaffen, lese ich Mails als reine Textnachricht. Damit sehen zunächst alle gleich aus. Logos, Farben, Newsletterdesign und andere optische Hervorhebungen entscheiden nicht darüber, was meine Aufmerksamkeit bekommt. Absender, Betreff und Inhalt sind entscheidend.
„Nice-to-have“-Infomails gehen direkt in den Papierkorb. Habe ich Zeit und mag ein bisschen Infos haben, schaue ich rein. Habe ich keine Zeit, sind Newsletter, Shopinfos und automatisierte Mails soweit wie möglich bereits dort. Ich scanne kurz Betreff und Absender, ob etwas falsch einsortiert wurde, dann wird gelöscht.
Von rund hundert Mails bleiben meist etwa zwanzig relevante übrig.
Sofort abhaken oder Ticket
Als erstes schaue ich, welche Mails ich in zwei, drei Minuten komplett abhaken kann. Kurze Bestätigungen, kurze Rückfragen und Ähnliches sind direkt weg.
Was mehr Aufmerksamkeit braucht, bearbeite ich möglichst ebenfalls sofort. Geht das nicht, kommt es ins Ticketsystem.
Tickets habe ich für alles Mögliche: vom persönlichen Arzttermin über die Frage, ob wir Konzertkarten kaufen wollen, bis zu Handwerkern, Buchhaltung, Steuer, Behörden, Rechercheaufgaben oder den Mülleimerleerungen an verschiedenen Standorten.
Oft kommt etwas, ich antworte und irgendwann muss ich nachhaken. Darum kümmern sich meine Tickets. Ich erledige meinen Teil, notiere was nötig ist und dann ist das Thema raus aus meinem Kopf, bis mich das Ticket oder eine Antwortmail wieder daran erinnert.
Arbeitsabläufe am Rechner
Seit Ende der 90-er nutze ich als Hauptarbeitsplatz einen Rechner mit Linux und KDE. Ich arbeite mit einer klaren Struktur, die auch nach einem Neustart wieder dort ist, wo ich sie brauche.
Ich nutze mehrere Arbeitsflächen und verschiedene Browser, die immer dieselben Aufgaben und Tabs haben. Konsole und Dateimanager sind immer offen. Selten gibt es einen Tag ohne Texteditor, Gimp und LibreOffice.
Mut zur Lücke beim Wiederfinden
Mir ist eine klare Struktur wichtig. Aktuelle Dokumente eines Jahres, vom Kontoauszug über Rechnungen bis zum Screenshot eines Chats, liegen in einer Struktur mit wenigen Unterordnern.
Trotzdem muss ich nicht wissen, wo genau eine Datei liegt.
Meist weiß ich noch, worum es ging oder welche Begriffe darin vorkamen. Dann findet KFind sie. In meinem DokuWiki funktioniert das genauso über die Volltextsuche.
Sinnvolle Namen
In Sortierung und Namensgebung stecke ich Zeit, wenn die Daten ankommen.
grumpfl983578a.pdf hilft mir ebensowenig wie img_20260425151954.jpg.
Ein Name wie
bankname_giro_2026_monatsname_grumpfl983578a.pdf
lässt sich bereits zuordnen und automatisch finden.
Bei Bildern gehe ich noch weiter:
barcamp_horb_kloster_aussen_treppe_blume__ute__2026_04_25_15_19_54.jpg
Damit weiß ich sogar ohne das Bild zu öffnen, welches Motiv darin steckt.
Nur tun, was wichtig ist
Das Grundprinzip ist überall ähnlich: Informationen reduzieren, vorsortieren und so aufbereiten, dass ich schnell entscheiden kann, womit ich mich tatsächlich beschäftigen muss.
Wiederkehrende Texte bekommen Textersetzungen, häufige Aktionen Tastaturkürzel. Ähnliche Aufgaben erledige ich möglichst zusammen. Für Dinge, die immer wieder ähnlich ablaufen, nutze ich Checklisten und Vorlagen.
Und es gilt nicht nur am Rechner. Wenn ich Einkaufen so einplane, dass es auf dem Weg zu etwas anderem liegt, spare ich eine zusätzliche Fahrt. Kühltaschen, Körbe und Klappkisten sind immer im Auto, also kann ich spontan einkaufen.
Schneller arbeiten heißt für mich nicht, bei allem schneller zu werden. Es bedeutet vor allem, Unwichtiges nicht mit derselben Aufmerksamkeit zu behandeln wie Wichtiges und mir wiederkehrende Dinge möglichst leicht zu machen.
KI kann dabei inzwischen unterstützen. Aber vieles davon funktioniert seit Jahrzehnten ganz ohne künstliche Intelligenz.
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